Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan Suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian SDM dalam rangka pencapaian tujuan organisasi sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semakasimal mungkin.
Informasi Analisis Jabatan
l Standar-standar pekerjaan
Adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawansecara organisasional. proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku baku Ada
Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia
l Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.
Untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran serta dobel pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.
l Spesipikasi jabatan/job specification
Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan.
Analisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:
· Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi
· Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi
· Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training
· Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi
· Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja
· Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan
Rencana-rencana Sumber Daya Manusia
Sistem perencanaan sumber daya manusia pada pokoknya meliputi perkiraan, permintaan dan suplai karyawan atau tenaga di suatu organisasi secara terinci meliputi kegiatan perencanaan sumber daya manusia yang merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan (demand) bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang, dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
l Estimasi Suplai dan Kebutuhan
Setelah organisasi melakukan proyeksi kebutuhan sumber daya manusia dalam waktu tertentu, langkah selanjutnya adalah pemenuhan lowongan yang dibutuhkan tersebut. Lowongan atau permintaan ini dapat dipenuhi dari dua sumber. Yakni dapat berasal dari para karyawan yang ada di dalam organisasi itu sendiri yang akan dialihtugaskan atau dipromosikan, atau dari luar organisasi yang bersangkutan. Sumber daya manusia yang berasal dari luar organisasi pada hakikatnya adalah orang-orang yang belum bekerja sebagai karyawan dari organisasi lain.
1. Perkiraan suplai internal
Perkiraan suplai internal ini mempunyai aspek yang lebih
a. Inventarisasi Sumber Daya Manusia
b. Bagan penempatan (Replacement Charts).
c. Analisis Markoy
2. Perkiraan suplai eksternal
Di dalam suatu organisasi, tidak semua kebutuhan atau lowongan, dapat dipenuhi oleh tersedianya karyawan yang ada di dalam organisasi itu sendiri. Oleh sebab itu untuk memenuhi kebutuhan tersebut organisasi harus mencari dari pasaran kerja di luar (labor market).
Analisis suplai eksternal sumber daya manusia ini didasarkan pada informasi, antara lain dari iklan-iklan media massa
l Persediaan Keterampilan
Menghitung jumlah sumber daya yang ada pada saat ini, membuat daftar kemampuan dan keterampilan setiap karyawan dan jenis-jenis keterampilan yang belum dimiliki oleh karyawan. Investarisasi kemampuan ini akan menghasilkan dua klasifikasi, yaitu bukan manajer (skill inventories), kemampuan manajer (management inventories).
l Bagan Penempatan
Bagan penempatan adalah suatu penyajian secara visual dan skematis tentang penggantian karyawan dan pengisian lowongan pekerjaan. Bagan ini dapat menunjukkan karyawan mana yang telah siap dan perlu untuk dipromosikan, membantu manajemen puncak untuk memvisualisasikan jalur-jalur karier alternatif bagi karyawan, serta untuk membantu perencanaan sumber daya manusia dalam organisasi.
Administrasi Konpensasi
Tujuan organisasi memberikan kompensasi pada karyawannya:
1. Mendapatkan karyawan yang berkualitas
Untuk memenuhi standar yang diminta organisasi. Dalam upaya menarik calon karywan masuk, organisasi harus merangsang calon-calon pelamar dengan tingkat kompensasi yang cukup kompetitif dengan tingkat kompensasi organisasi lain.
2. Mempertahankan karyawan yang sudah ada
Dengan adanya kompensasi yang kompetitif, organisasi dapat mempertahankan karyawan yang potensial dan berkualitas untuk tetap bekerja. Hal ini untuk mencegah tingkat perputaran kerja karyawan yang tinggi dan kasus pembajakan karyawan oleh organisasi lain.
3. Menjamin keadilan
Adanya administrasi kompensasi menjamin terpenuhinya rasa keadilan pada hubungan antara manajemen dan karyawan. Dengan pengikat pekerjaan, sebagai balas jasa organisasi atas apa yang sudah diabdikan karyawan pada organisasi, maka keadilan dalam pemberian kompensasi mutlak dipertimbangkan.
4. Perubahan sikap dan perilaku
Adanya kompensasi yang layak dan adil bagi karyawan hendaknya dapat memperbaiki sikap dan perilaku yang tidak menguntungkan serta mempengaruhi produktivitas kerja. Prestasi kerja yang baik, pengalaman, kesetiaan, tanggung jawab baru dan perilaku-perilaku lain dapat dihargai melalui rencana kompensasi yang efektif.
5. Efisiensi biaya
Program kompensasi yang rasional membantu organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan sumber daya manusia pada tingkat biaya yang layak. Dengan upah yang kompetitif, organisasi dapat memperoleh keseimbangan dari etos kerja karyawan yang meningkat. Tanpa struktur pengupahan dan penggajian sistematik organisasi dapat membayar kurang (underpay) atau lebih (overpay) kepada para karyawannya.
6. Administrasi legalitas
Dalam administrasi kompensasi juga terdapat batasan legalitas karena diatur oleh pemerintah dalam sebuah undang-undang. Tujuannya agar organisasi tidak sewenang-wenang memperlakukan karyawan sebagai aset perusahaan.
l Tingkat Upah atau Gaji
Istilah ini pada umumnya digunakan untuk menggambarkan rencana-rencana pembayaran upah yang dikaitkan secara langsung maupun tudak langsung dengan berbagai standar produktifitas karyawan atau profitabilitas organisasi atau kedua criteria tersebut Para karyawan yang bekerja dibawah system intensif financial berarti prestasi kerja mereka menentukan, secara keseluruhan atau sebagian, penghasilan mereka. Tujuannya pada hakekatnya adalah untuk meningkatkan motivasi karyawan dalam berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan menwarkan perangsang financial melebihi upah dan gaji dasar.
· kompensasi variabel-individual
ada 4 hal utama yang akan dibahas antara lain:
1. Rencana-rencana insentif/ untuk karyawan operasional dalam teorinya tidak ada batas atas pada kompensasi dengan system insentif untuk para karyawan operasional, karyawan dapat diperoleh upah sebanyak mungkin sejauh dia mampu secara fisik dan mental untuk melaksanakan pekerjaan.
2. Rencana-rencana insentif untuk manajer system kompensasi insentif eksekutif ini hendaknya dirancang dengan memperhatikan tipe perilaku yang diinginkan organisasi. Untuk eksekutif puncak yekanan hendaknya pada perilaku kewiraswastaan yang mengandung pengambilan resiko, dengan kompensasi tambahan didasarkan pada laba, derajat penetrasi pasar, dan pengembanagn produk baru. Untuk para eksekutif tingkatan lebih rendah, tekanan sering pada kelancaran administrasi dan hubungan kerja sama dengan para manajer lain, dengan bonus biasa didasarkan pada penilaian prestasi kerja dimana presentasi tetap dari gaji dasar ditetapkan sebagai intensif.
3. system sugesti tujuan pokoknya adalah untuk merangsang pemikiran kreatif di antara para karyawan. Lebih dari pada sekedar kerja keras untuk mendapatkan penghasilan insentif lebih tinggi; karyawan didorong untuk memikirkan cara-cara untuk melakukan pekerjaan dengan lebih efektif, mengurangi pemborosan, serta memperbaiki peralatan, prosedur dan material.
4. komisi dalam pekerjaan-pekerjaan penjualan insentif para tenaga penjual bisa dibayar atas dasar presentase dari harga penjualan atau harga tetap (flat) untuk setiap unit produk yang dijual. Bila kompensasi dasar tidak dibayarkan, penghasilan total orang-orang penjualan berasal dari komisi.
· Kompensasi variabel-kelompok
beberapa kategori yang akan dibahas antara lain:
1. Unit keluaran kelompok (group piece rate) dalam banyak operasi produksi, upaya-upaya seorang karyawan secara individual tidak dapat dibedakn dari kelompok Eg: 3 orang karyawan bekerja sebagai tim merakit produk. Tingkat upahnya: A-Rp800, B-Rp600, dan C-Rp400. Untuk setiap unit produk yang dihasilakn, tim sebagai keseluruhan dibayarrp600, dan standar yang ditetapkan dengan studi wakyu adalah 3 unit/jam. Bila unit memproduksi 30 unit dalam 8 jam/hari, maka tim akan menerima upah 30xrp600 = Rp18.000. Ini berarti bonus yang diterima tim adalah:Rp18.00 –Rp14.400 (8xrp800 + 8xrp600 + 8xrp400)=Rp3.600
2. Production-sharing plans pada hakekatnya, rencana-rencana ini berkaitan dengan upaya untuk membagi tambahan atau keuntungan produktifitas. Salah satu rencana yang paling terkenal adalah scanlon Plan. Pendekatan ini menghitung biaya tenaga kerja normal/unit produk yang diproduksi. Bila dengan kerja sama lebih baik dan efisien lebih besar, sehingga biaya tenaga kerja dapat dikurangi, jumlah keseluruhan atau sebagian penghematan dibagi di antara para karyawan dalam bentuk bonus.
3. Pembagian laba-profit sharing rencana-rencana penbagian laba dirancang untuk membagi laba perusahaan di antara para karyawan. Efektifitas berbagai rencana ini bisa tidak tercapai karena profitabilitas tidak selalu berhubungan dengan prestai kerja karyawan.
4. Pemilikan saham-stock ownership dengan tipe kompensasi variabel ini karyawan diberi kesempatan untuk memiliki saham-saham perusahaan.
Pembayaran Kompensasi Yang Diisyaratkan Secara Legal
Masyarakat kita melalui pemerintah, mempunyai kepentingan atas tingkat minimum kondosi dan situasi tempat kerja dalam arti perlindungan terhadap bahaya-bahaya yang mengancam kehidupan. Sebagai contoh, Undang-Undang tentang keselamatan kerja yang dikeluarkan tanggal 12 Januari 1970 mencermunkan upaya pemerintah untuk lebih mengatur masalah keselamatan di tempat kerja. Serta peraturan-peraturan lainnya untuk yang mencangkup pemberian kompensasi bagi karyawan yang menderita cacat karena kecelakaan di tempat kerja, pemberian pesangon bagi karyawan yang di PHK, pembayaran asuransi tenaga kerja, dan perawatan kesehata secara periodik.
l Paket konpensasi tambahan
Konpensasi tambahan yang diberikan berdasarkan kebijakan terhadap semua karyawan dalam usaha meningkatkan kesejahteraan para pegawai. Contoh ansuransi kesehatan, ansuransi jiwa, dan bantuan perumahan.
Penghargaan itu diberikan untuk berbagai macam tujuan antara lain untuk :
1. Menarik karyawan dalam jumlah dan kwalitas yang diinginkan
2. Mendorong agar lebih berprestasi
3. Agar dapat mempertahankan mereka.
l Pelayanan-pelayanan kepada karyawan
- Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.
- Pemutusan Hubungan Kerja
Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
